Privacyverklaring – The Mirror Room

​

Laatste update: 18 augustus 2026

Bij The Mirror Room staat vertrouwen centraal. Dat geldt niet alleen voor de manier waarop ik met jou en jouw verhaal omga, maar ook voor de bescherming van de persoonlijke informatie die je met mij deelt.

Wanneer je contact opneemt, een bestelling plaatst of een video, afbeelding, document of ander bestand uploadt, kan deze informatie heel persoonlijk en gevoelig zijn. Daarom verwerk ik jouw gegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en uitsluitend voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven.

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens The Mirror Room verzamelt, waarom dat gebeurt, hoe de gegevens worden beschermd, hoelang ze worden bewaard en welke rechten jij hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

The Mirror Room is de naam waaronder ik mijn diensten aanbied. Ik ben als natuurlijke persoon verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die via deze website en in het kader van mijn diensten worden verzameld.

The Mirror Room
Verantwoordelijke: Avyra
E-mailadres voor privacyvragen: vleugelvanlicht@gmail.com 
Website: themirrorroom.be

Wanneer in deze verklaring “The Mirror Room”, “ik”, “mij” of “mijn” wordt gebruikt, wordt hiermee bovenstaande verwerkingsverantwoordelijke bedoeld.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• bezoekers van de website;

• personen die via het contact- of bestelformulier gegevens invullen;

• klanten die een dienst, analyse, duiding, sessie of ander aanbod bestellen;

• personen die een video, foto, audio-opname, document of ander bestand uploaden;

• personen die zich inschrijven voor communicatie of een nieuwsbrief;

• personen die op een andere manier contact opnemen met The Mirror Room.

De diensten van The Mirror Room zijn in principe bestemd voor personen van 18 jaar en ouder. Minderjarigen mogen alleen persoonsgegevens of bestanden doorgeven met toestemming en begeleiding van hun ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van jouw gebruik van de website of de dienst kunnen de volgende gegevens worden verwerkt.

Identificatie- en contactgegevens

• voor- en achternaam;

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• adres- en facturatiegegevens;

• eventuele bedrijfs- of ondernemingsgegevens.

Gegevens die nodig zijn voor jouw bestelling

• de gekozen dienst of het gekozen pakket;

• antwoorden die je in het formulier geeft;

• jouw persoonlijke vraag, intentie of verwachtingen;

• informatie die nodig is om de gevraagde dienst uit te voeren;

• communicatie over jouw bestelling;

• leverings-, transactie- en betalingsinformatie.

The Mirror Room ontvangt in principe geen volledige kredietkaart- of bankgegevens. Deze worden rechtstreeks verwerkt door de gekozen betaalprovider.

Geüploade bestanden

Wanneer je voor een bestelling een bestand uploadt, kan The Mirror Room onder meer de volgende informatie ontvangen:

• video- of audio-opnamen;

• foto’s en afbeeldingen;

• stem, uiterlijk, gezichtsuitdrukking en lichaamstaal;

• geschreven documenten en persoonlijke verhalen;

• geboortedatum, geboorteuur of geboorteplaats;

• informatie over relaties, gezin, werk of levensloop;

• gedachten, gevoelens, ervaringen en persoonlijke overtuigingen;

• andere gegevens die zichtbaar, hoorbaar of leesbaar zijn in het bestand.

Een video of foto wordt niet gebruikt voor gezichtsherkenning, biometrische identificatie of geautomatiseerde profilering.

Mogelijk gevoelige persoonsgegevens

De informatie die je vrijwillig deelt, kan bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevatten, zoals informatie over:

• lichamelijke of mentale gezondheid;

• religieuze, spirituele of levensbeschouwelijke overtuigingen;

• seksuele geaardheid of seksleven;

• afkomst of etniciteit;

• politieke overtuigingen;

• traumatische of andere bijzonder persoonlijke ervaringen.

The Mirror Room vraagt je om alleen informatie te delen die relevant en noodzakelijk is voor de dienst die je bestelt.

Technische en gebruiksgegevens

Bij een bezoek aan de website kunnen automatisch gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres;

• apparaat- en browsergegevens;

• datum, tijd en duur van het bezoek;

• bezochte pagina’s;

• cookievoorkeuren;

• technische log- en beveiligingsgegevens;

• algemene informatie over de manier waarop de website wordt gebruikt.

4. Waarom worden jouw gegevens verwerkt?

Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor één of meer van de volgende doeleinden:

• het beantwoorden van vragen;

• het verwerken en uitvoeren van jouw bestelling;

• het bekijken en analyseren van de bestanden die je bewust uploadt;

• het maken en leveren van de door jou gevraagde duiding, analyse of begeleiding;

• het plannen of uitvoeren van een sessie;

• communicatie over jouw bestelling of afspraak;

• het ontvangen en administratief verwerken van betalingen;

• het opstellen en bewaren van facturen;

• het behandelen van vragen, klachten of verzoeken;

• het verbeteren en beveiligen van de website;

• het voorkomen van misbruik, fraude of technische problemen;

• het naleven van wettelijke, fiscale en boekhoudkundige verplichtingen;

• het verzenden van nieuws of inspiratie wanneer je daarvoor afzonderlijk toestemming hebt gegeven.

Jouw geüploade materiaal wordt niet gebruikt voor reclame, openbare publicatie, testimonials, onderzoek of het trainen van artificiële intelligentie zonder jouw afzonderlijke, voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming.

5. Op welke rechtsgronden steunt de verwerking?

The Mirror Room verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden.

Uitvoering van een overeenkomst

Gegevens die noodzakelijk zijn om jouw bestelling of aanvraag uit te voeren, worden verwerkt omdat dit nodig is om de overeenkomst met jou voor te bereiden of uit te voeren.

Wettelijke verplichting

Bepaalde gegevens worden verwerkt of bewaard omdat The Mirror Room daartoe wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld voor facturatie, boekhouding en fiscale administratie.

Gerechtvaardigd belang

Technische en beperkte gebruiksgegevens kunnen worden verwerkt voor de beveiliging, werking en verbetering van de website, de behandeling van geschillen en het voorkomen van fraude of misbruik. Daarbij wordt steeds afgewogen of jouw privacybelangen niet zwaarder wegen.

Toestemming

Wanneer verwerking niet noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, wordt jouw toestemming gevraagd. Dit geldt onder meer voor:

• het ontvangen van nieuwsbrieven of promotionele communicatie;

• niet-noodzakelijke cookies;

• het publiceren van een getuigenis;

• elk gebruik van jouw beeld, stem of verhaal buiten de uitvoering van jouw bestelling.

Uitdrukkelijke toestemming voor gevoelige gegevens

Omdat een geüploade video, opname of document informatie over gezondheid, overtuigingen, relaties, seksualiteit of andere gevoelige onderwerpen kan bevatten, vraagt The Mirror Room vóór het uploaden jouw uitdrukkelijke toestemming om deze informatie te verwerken voor de uitvoering van jouw bestelling.

Je kunt deze toestemming later intrekken. De intrekking heeft geen invloed op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden. Wanneer de informatie noodzakelijk is om jouw bestelling uit te voeren, kan het intrekken van de toestemming betekenen dat de dienst niet verder kan worden geleverd.

6. Wat wordt er met geüploade video’s en bestanden gedaan?

Geüploade bestanden worden alleen geopend en bekeken voor zover dit nodig is om de door jou gevraagde dienst uit te voeren.

The Mirror Room zal jouw bestanden:

• vertrouwelijk behandelen;

• niet openbaar maken;

• niet doorverkopen;

• niet gebruiken voor andere klanten;

• niet gebruiken voor gezichtsherkenning;

• niet gebruiken om zonder jouw toestemming een openbaar profiel van jou op te bouwen;

• niet delen met derden, behalve wanneer dit technisch noodzakelijk is voor de veilige opslag of uitvoering van de dienst;

• niet gebruiken voor AI-training of andere secundaire doeleinden zonder afzonderlijke toestemming.

Toegang tot geüploade bestanden wordt zoveel mogelijk beperkt tot The Mirror Room en technisch noodzakelijke dienstverleners.

De interpretatie, analyse of duiding die op basis van jouw materiaal wordt gemaakt, gebeurt met menselijke betrokkenheid. Er worden geen besluiten genomen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor jou hebben.

7. Gegevens over andere personen

Een video, foto, document of persoonlijk verhaal kan ook informatie over andere mensen bevatten.

Wanneer je gegevens over iemand anders doorgeeft, bevestig je dat:

• dit noodzakelijk is voor jouw eigen aanvraag;

• je geen informatie deelt die redelijkerwijs niet gedeeld mag worden;

• je, waar nodig, de betrokken persoon hebt geïnformeerd of diens toestemming hebt verkregen;

• je geen beelden of opnamen van anderen uploadt zonder een geldige reden of toestemming.

Deel bij voorkeur geen volledige namen, contactgegevens, medische documenten of herkenbare beelden van derden wanneer dit niet noodzakelijk is.

The Mirror Room kan je vragen een bestand aan te passen of verwijderen wanneer het onnodig veel gegevens over andere personen bevat.

8. Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

The Mirror Room verkoopt of verhuurt jouw persoonsgegevens nooit.

Persoonsgegevens kunnen alleen worden gedeeld met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is, waaronder:

• Wix.com, voor hosting, websitebeheer, formulieren en beveiligde bestandsopslag;

• de gekozen betaalprovider, zoals [Wix Payments/Stripe/PayPal/andere provider];

• [naam e-mailprovider], voor zakelijke e-mailcommunicatie;

• [naam boekhoudprogramma of boekhouder], voor wettelijk verplichte administratie;

• eventuele IT-, beveiligings- of opslagdienstverleners;

• professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is voor juridisch advies of de behandeling van een geschil;

• overheidsinstanties wanneer The Mirror Room wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.

Deze partijen krijgen alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben. Waar vereist worden verwerkersovereenkomsten en passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsafspraken gebruikt.

9. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wix en sommige andere technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land waarvoor geen adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen, zoals goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aanvullende beveiligingsmaatregelen of een ander wettelijk overdrachtsmechanisme.

Meer informatie over de internationale gegevensverwerking door Wix kan worden gevonden in de privacyverklaring en verwerkersovereenkomst van Wix.

10. Hoelang worden gegevens bewaard?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

Als uitgangspunt gelden de volgende termijnen:

• gewone contactvragen zonder verdere samenwerking: maximaal 12 maanden na het laatste contact;

• klant- en bestelgegevens: zolang nodig voor de uitvoering en opvolging van de dienst;

• geüploade video’s, audio-opnamen, afbeeldingen en documenten: maximaal 90 dagen na levering van de dienst;

• persoonlijke analyses of werkdocumenten met gevoelige informatie: maximaal 12 maanden na levering, tenzij een kortere termijn mogelijk is of jij om eerdere verwijdering vraagt;

• facturen en wettelijk verplichte boekhoudgegevens: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn;

• betalingsgegevens: volgens de bewaartermijnen van de betaalprovider en wettelijke verplichtingen;

• toestemmingsregistraties: zolang dit nodig is om aan te tonen dat de toestemming geldig werd verkregen;

• nieuwsbriefgegevens: totdat je je uitschrijft of jouw toestemming intrekt;

• technische beveiligingslogs: maximaal 12 maanden, tenzij een incident een langere bewaring noodzakelijk maakt.

Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd, behalve wanneer een wettelijke verplichting of lopend geschil een langere bewaring vereist.

11. Hoe worden jouw gegevens beveiligd?

The Mirror Room neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Deze maatregelen omvatten, waar passend:

• beveiligde verbindingen via HTTPS;

• beveiligde en afgeschermde accounts;

• sterke, unieke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie;

• beperking van toegangsrechten;

• gebruik van de nieuwe Wix Forms;

• activering van de PII-instelling voor velden en uploads met persoonlijke informatie;

• regelmatige controle van toegangen en instellingen;

• veilige opslag en verwijdering van bestanden;

• vertrouwelijke behandeling van alle klantinformatie;

• updates van website- en beveiligingssoftware.

Hoewel The Mirror Room zorgvuldig met beveiliging omgaat, kan geen enkel online systeem absolute veiligheid garanderen. Bij een beveiligingsincident worden de wettelijke procedures gevolgd en worden betrokkenen geïnformeerd wanneer dat vereist is.

12. Cookies en vergelijkbare technologieën

De website maakt gebruik van noodzakelijke cookies om correct en veilig te functioneren.

Andere cookies, bijvoorbeeld voor statistieken, marketing of externe media, worden alleen geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner, tenzij de wet een andere rechtsgrond toestaat.

Je kunt jouw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen of intrekken. Meer informatie over de gebruikte cookies, hun doel en bewaartermijn staat in het afzonderlijke cookiebeleid van The Mirror Room.

13. Nieuwsbrieven en commerciële communicatie

The Mirror Room stuurt alleen nieuwsbrieven of promotionele communicatie wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer dit wettelijk is toegestaan.

Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de link in de e-mail of door contact op te nemen via [e-mailadres]. Uitschrijven heeft geen invloed op noodzakelijke communicatie over een lopende bestelling.

14. Jouw privacyrechten

Binnen de grenzen van de AVG heb je het recht om:

• te weten welke persoonsgegevens over jou worden verwerkt;

• inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens;

• onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;

• jouw gegevens te laten verwijderen;

• de verwerking tijdelijk te laten beperken;

• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;

• jouw toestemming op ieder moment in te trekken;

• jouw gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen wanneer dit van toepassing is;

• niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met ingrijpende gevolgen;

• een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Je kunt jouw verzoek sturen naar [privacy-e-mailadres].

The Mirror Room reageert in principe binnen één maand. Bij complexe of omvangrijke verzoeken kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan aanvullende informatie worden gevraagd om jouw identiteit te controleren.

15. Klacht indienen

Heb je een vraag of bezorgdheid over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact op via [privacy-e-mailadres], zodat samen naar een oplossing kan worden gezocht.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Je kunt ook contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit van het Europese land waar je woont of werkt.

16. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

The Mirror Room kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, de diensten, gebruikte technologieën of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie wordt altijd op de website gepubliceerd. Bovenaan de verklaring staat de datum van de laatste aanpassing. Bij belangrijke wijzigingen kan hierover aanvullend worden gecommuniceerd.

17. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met:

The Mirror Room
Avyra

vleugelvanlicht@gmail.com 

​themirrorroom.be